Preguntas Frecuentes

Respuestas a las dudas más comunes sobre facturación electrónica en España

La facturación electrónica obligatoria en España es un requisito legal que obliga a las empresas a emitir, transmitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado. Esta obligación, que inicialmente afectaba solo a las transacciones con el sector público, se está extendiendo progresivamente a todas las transacciones entre empresas (B2B) según la Ley 18/2022 y sus desarrollos posteriores. El objetivo es digitalizar completamente el proceso de facturación, mejorando la eficiencia, reduciendo el fraude fiscal y facilitando la gestión contable y tributaria.

En España, los formatos válidos para la facturación electrónica incluyen:
  • Facturae: Es el formato oficial español, disponible en varias versiones (3.2, 3.2.1 y 3.2.2), siendo la 3.2.2 la más reciente y recomendada.
  • UBL 2.1 (ISO/IEC 19845): Estándar internacional compatible con la normativa europea.
  • CII (Cross Industry Invoice): Basado en UN/CEFACT, también cumple con la directiva europea.
  • XML estructurado: Siempre que cumpla con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
Es importante destacar que un PDF simple (no estructurado) no se considera una factura electrónica válida para cumplir con la obligación legal, aunque puede acompañar al formato estructurado como elemento visual.

El tiempo de implementación varía según la complejidad de la empresa y sus sistemas actuales:
  • PYMES con sistemas sencillos: De 2 a 4 semanas.
  • Empresas medianas con ERP estándar: De 4 a 8 semanas.
  • Grandes empresas con sistemas complejos o personalizados: De 8 a 12 semanas o más.
Estos plazos incluyen las fases de análisis, configuración, integración, pruebas y formación. En Azerbaijanapp trabajamos con metodologías ágiles que nos permiten implementar módulos funcionales en ciclos cortos, permitiendo que pueda comenzar a utilizar partes del sistema mientras completamos la implementación total.

La integración con su ERP o sistema contable puede realizarse de varias maneras:
  • API REST/JSON: Conexión directa y en tiempo real entre sistemas.
  • Conectores específicos: Para los ERPs más comunes (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, etc.) disponemos de conectores pre-construidos.
  • Integración por archivos: Mediante intercambio de archivos XML o CSV en carpetas compartidas o servidores SFTP.
  • Middleware: Utilizando software intermediario para la transformación y enrutamiento de datos.
Nuestro equipo técnico analiza su sistema actual y recomienda el método de integración más adecuado, siempre buscando minimizar los cambios en sus procesos actuales y maximizar la automatización.

Sí, para cumplir plenamente con la normativa española, las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente mediante un certificado electrónico reconocido. Este certificado garantiza:
  • La autenticidad del origen (quién emite la factura)
  • La integridad del contenido (que no ha sido modificado)
  • La legibilidad de la factura desde su emisión hasta el final de su período de conservación
En España, los certificados deben ser emitidos por una Autoridad de Certificación reconocida como la FNMT, Camerfirma o similares. En Azerbaijanapp podemos asesorarle en la obtención del certificado adecuado y configurar su sistema para utilizarlo correctamente en el proceso de facturación electrónica.

El incumplimiento de la obligación de facturación electrónica puede conllevar consecuencias significativas:
  • Sanciones económicas: Multas que pueden oscilar entre los 150€ y los 6.000€ por infracción, dependiendo de la gravedad y reiteración.
  • Rechazo de facturas: Las administraciones públicas y, progresivamente, las empresas obligadas rechazarán las facturas que no cumplan con el formato electrónico requerido.
  • Retrasos en cobros: El rechazo de facturas implica retrasos en el ciclo de cobro hasta que se emitan correctamente.
  • Complicaciones en inspecciones fiscales: La falta de cumplimiento puede generar mayor escrutinio en caso de inspección tributaria.
Además, se pierde la oportunidad de beneficiarse de las ventajas operativas y económicas que supone la digitalización del proceso de facturación.

Más allá del cumplimiento normativo, la facturación electrónica aporta numerosos beneficios tangibles:
  • Ahorro económico: Reducción de hasta un 80% en los costes asociados a la emisión y gestión de facturas (papel, impresión, envío postal, archivo físico).
  • Eficiencia operativa: Automatización de procesos que reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas hasta en un 70%.
  • Reducción de errores: Disminución de más del 90% en errores humanos durante el proceso de facturación.
  • Mejora en la tesorería: Aceleración del ciclo de cobro en 15-20 días de media.
  • Trazabilidad completa: Seguimiento en tiempo real del estado de cada factura (emitida, recibida, aceptada, pagada).
  • Sostenibilidad: Reducción significativa del impacto ambiental al eliminar el consumo de papel y transporte físico de documentos.
  • Seguridad y cumplimiento: Mayor garantía legal y probatoria gracias a la firma electrónica y los sistemas de verificación.
Nuestros clientes suelen recuperar la inversión en implementación en un plazo de 6-12 meses, dependiendo del volumen de facturación.

La obligatoriedad de la facturación electrónica en España se está implementando de manera progresiva:
  • Desde 2015: Todas las empresas que facturan a las administraciones públicas (Estado, comunidades autónomas, ayuntamientos, etc.).
  • Fase actual (según Ley 18/2022): Está previsto que la obligación se extienda a todas las empresas y autónomos, con el siguiente calendario aproximado:
    • Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Obligación inmediata tras la aprobación del reglamento.
    • Resto de empresas y autónomos: En los siguientes 12 meses tras la entrada en vigor para el primer grupo.
Es importante destacar que, aunque todavía no sea obligatorio para todos, implementar la facturación electrónica de manera anticipada permite adaptarse progresivamente y beneficiarse de sus ventajas antes que la competencia.

No, en la mayoría de los casos no es necesario cambiar completamente su sistema informático. Existen varias opciones según su situación actual:
  • Integración con sistemas existentes: Podemos integrar la funcionalidad de facturación electrónica con su ERP o software contable actual, mediante conectores o APIs.
  • Soluciones complementarias: Implementación de módulos específicos que se comunican con su sistema actual sin necesidad de reemplazarlo.
  • Plataformas en la nube: Para empresas con sistemas muy básicos o sin digitalización previa, ofrecemos soluciones en la nube de rápida implementación.
En Azerbaijanapp analizamos su infraestructura actual y recomendamos la solución que minimice el impacto en sus procesos y la inversión necesaria, garantizando siempre el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.

La facturación electrónica modifica los requisitos de conservación de documentos fiscales:
  • Formato de conservación: Las facturas electrónicas deben conservarse en su formato original, manteniendo la integridad, legibilidad y autenticidad durante todo el periodo de conservación.
  • Plazo de conservación: El mismo que para las facturas en papel: mínimo 5 años según la normativa fiscal general, y hasta 10 años según el Código de Comercio.
  • Acceso completo: Debe garantizarse el acceso completo a las facturas (visualización, descarga, impresión) durante todo el periodo de conservación.
  • Firma electrónica: La integridad de la firma electrónica debe mantenerse durante todo el periodo, lo que puede requerir resellados de tiempo periódicos.
Nuestras soluciones incluyen sistemas de almacenamiento seguro que cumplen con todos estos requisitos, permitiendo la gestión documental completa y facilitando posibles inspecciones fiscales.

En el caso de operaciones con empresas de otros países:
  • Dentro de la UE: Existe una normativa europea (Directiva 2014/55/UE) que establece un estándar común para la facturación electrónica en la contratación pública. Para transacciones B2B, cada país tiene su propia regulación, aunque los formatos estándar como UBL 2.1 y CII suelen ser aceptados en la mayoría de países europeos.
  • Fuera de la UE: Se aplican las normativas específicas de cada país. Nuestras soluciones son flexibles y pueden configurarse para cumplir con los requisitos de múltiples países si su empresa opera internacionalmente.
En Azerbaijanapp disponemos de experiencia en implementaciones multinacionales y podemos configurar su sistema para gestionar correctamente los diferentes requisitos según el país de destino de la factura.

En Azerbaijanapp ofrecemos diferentes niveles de soporte post-implementación para adaptarnos a las necesidades específicas de cada cliente:
  • Soporte básico: Incluido en todas nuestras implementaciones, cubre la resolución de incidencias técnicas en horario laboral (L-V, 9:00-18:00) con tiempo de respuesta garantizado.
  • Soporte avanzado: Añade monitorización proactiva, actualizaciones normativas automáticas y revisiones periódicas de rendimiento.
  • Soporte premium: Incluye todo lo anterior más un consultor dedicado, soporte extendido (24/7 para incidencias críticas) y formación continua para nuevos usuarios.
Todos nuestros planes de soporte incluyen actualizaciones para adaptarse a cambios normativos, garantizando así el cumplimiento continuo de la legislación vigente. Durante la fase de consultoría inicial, analizaremos sus necesidades específicas y le recomendaremos el plan de soporte más adecuado.

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