La facturación electrónica en España está sujeta a un marco normativo complejo y en constante evolución que combina legislación nacional y directivas europeas. Este artículo ofrece un análisis exhaustivo de los requisitos legales que las empresas deben cumplir en materia de facturación electrónica, proporcionando una guía clara para navegar por este complejo entorno regulatorio.
Evolución del marco normativo
La regulación de la facturación electrónica en España ha experimentado una evolución significativa en los últimos años, marcada por una progresiva ampliación de su ámbito de aplicación:
Hitos principales en la normativa española
- Ley 56/2007 (Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información): Estableció las primeras bases para la facturación electrónica en España.
- Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación): Reguló los requisitos de las facturas, incluyendo las electrónicas, y estableció su equivalencia legal con las facturas en papel.
- Ley 25/2013 (Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas): Introdujo la obligatoriedad de la facturación electrónica para proveedores del sector público.
- Orden HAP/1074/2014: Reguló las condiciones técnicas y funcionales del punto general de entrada de facturas electrónicas (FACe).
- Ley 18/2022 (Creación y crecimiento de empresas): Extendió la obligación de facturación electrónica a todas las relaciones entre empresas y autónomos (B2B).
Influencia europea
La normativa española se ha desarrollado en consonancia con las directivas europeas:
- Directiva 2006/112/CE (modificada por la Directiva 2010/45/UE): Estableció el marco general para la facturación en el ámbito del IVA.
- Directiva 2014/55/UE: Relativa a la facturación electrónica en la contratación pública, que impulsó la adopción de un estándar europeo común.
Obligatoriedad de la facturación electrónica
La legislación española ha establecido un calendario progresivo para la implementación obligatoria de la facturación electrónica:
Ámbito B2G (Business to Government)
Desde enero de 2015, la Ley 25/2013 obliga a los siguientes proveedores a emitir facturas electrónicas a las administraciones públicas:
- Sociedades anónimas
- Sociedades de responsabilidad limitada
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes
- Uniones temporales de empresas
- Agrupaciones de interés económico
Esta obligación aplica a facturas superiores a 5.000€, aunque muchas administraciones han eliminado este límite, haciendo obligatoria la facturación electrónica para cualquier importe.
Ámbito B2B (Business to Business) y B2C (Business to Consumer)
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, ha ampliado la obligatoriedad a todas las relaciones entre empresas y autónomos, siguiendo este calendario:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Obligación inmediata tras la aprobación del reglamento de desarrollo.
- Resto de empresas y autónomos: En los 12 meses siguientes a la entrada en vigor para el primer grupo.
Para las operaciones con consumidores finales (B2C), la ley establece que estos tienen derecho a recibir la factura en formato electrónico, salvo que expresamente hayan solicitado recibirla en papel.
Requisitos formales de la factura electrónica
Para que una factura electrónica tenga validez legal en España, debe cumplir con una serie de requisitos formales establecidos por la normativa:
1. Contenido mínimo obligatorio
Según el Real Decreto 1619/2012, toda factura, incluida la electrónica, debe contener como mínimo:
- Número y, en su caso, serie de la factura.
- Fecha de expedición.
- Fecha de operación si es diferente de la de expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del emisor y del destinatario.
- NIF/CIF del emisor y del destinatario.
- Domicilio fiscal del emisor y del destinatario.
- Descripción de las operaciones (bienes entregados o servicios prestados).
- Base imponible.
- Tipo/s impositivo/s aplicado/s.
- Cuota tributaria repercutida.
- En caso de exención de IVA, referencia a la disposición aplicable.
- En operaciones intracomunitarias o exportaciones, régimen especial aplicable.
2. Formato electrónico
Para considerarse factura electrónica, el documento debe estar en formato electrónico estructurado. Los principales formatos admitidos en España son:
- Facturae: Formato oficial español, disponible en versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2 (recomendada esta última).
- UBL 2.1 (ISO/IEC 19845): Estándar internacional compatible con la normativa europea.
- CII (Cross Industry Invoice): Formato basado en UN/CEFACT compatible con la directiva europea.
Es importante destacar que un simple PDF o una factura escaneada NO se considera una factura electrónica a efectos legales, aunque puede acompañar al formato estructurado como representación visual.
3. Garantías de autenticidad e integridad
La normativa exige que las facturas electrónicas garanticen:
- Autenticidad del origen: Garantía de la identidad del emisor.
- Integridad del contenido: Garantía de que el contenido no ha sido modificado.
- Legibilidad: Posibilidad de acceder al contenido de forma clara durante todo el periodo de conservación.
Estas garantías pueden asegurarse mediante:
- Firma electrónica avanzada: Basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
- EDI (Electronic Data Interchange): Cuando se establecen procedimientos que garanticen la autenticidad e integridad.
- Otros medios: Siempre que el obligado a expedir la factura garantice su autenticidad, integridad y legibilidad mediante controles de gestión adecuados.
4. Firma electrónica
Aunque la normativa permite varios métodos para garantizar la autenticidad e integridad, en la práctica, la firma electrónica es el método más extendido y recomendado:
- Tipo de firma: La más utilizada es XAdES (XML Advanced Electronic Signatures), especialmente en el formato Facturae.
- Certificados admitidos: Deben ser emitidos por una Autoridad de Certificación reconocida (FNMT, Camerfirma, etc.).
- Política de firma: Debe cumplir con la política de firma electrónica de facturas de la Administración General del Estado.
Conservación de facturas electrónicas
La normativa establece requisitos específicos para la conservación de facturas electrónicas:
1. Periodo de conservación
- Plazo general: Las facturas deben conservarse durante el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias (4 años según la Ley General Tributaria).
- Plazo mercantil: El Código de Comercio establece la obligación de conservar los libros de contabilidad y la documentación de respaldo durante 6 años.
- Recomendación práctica: Se recomienda conservar las facturas durante un mínimo de 6 años para cumplir con ambas normativas.
2. Requisitos de la conservación
La conservación debe garantizar:
- Formato original: Las facturas deben conservarse en su formato electrónico original, manteniendo todos los datos y la firma electrónica.
- Accesibilidad completa: Debe ser posible acceder a las facturas, visualizarlas e imprimirlas en cualquier momento durante el periodo de conservación.
- Integridad: Debe garantizarse que las facturas no han sido modificadas durante todo el periodo de conservación.
- Trazabilidad: Debe ser posible establecer un vínculo entre la factura y la operación que documenta.
3. Sistemas de almacenamiento
Las empresas pueden optar por diferentes sistemas para conservar sus facturas electrónicas:
- Sistemas internos: Almacenamiento en servidores propios con medidas de seguridad adecuadas.
- Servicios en la nube: Utilización de plataformas especializadas en la conservación de documentos electrónicos.
- Digitalización certificada: Para facturas recibidas en papel que se quieran conservar digitalmente.
En todos los casos, el sistema debe permitir la localización inmediata de cualquier factura y garantizar el cumplimiento de los requisitos anteriores.
Facturación electrónica en el ámbito B2G (Business to Government)
La facturación a las administraciones públicas tiene requisitos específicos:
1. Sistema FACe
FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) es la plataforma obligatoria para la presentación de facturas electrónicas a las administraciones públicas estatales, y utilizada también por muchas administraciones autonómicas y locales.
- Formato obligatorio: Facturae (versiones 3.2, 3.2.1 o 3.2.2).
- Firma obligatoria: XAdES Enveloped.
- Códigos DIR3: Toda factura debe incluir los códigos de órgano gestor, unidad tramitadora y oficina contable.
2. Plataformas autonómicas y locales
Algunas comunidades autónomas y entidades locales disponen de sus propias plataformas de recepción de facturas electrónicas, aunque suelen estar interconectadas con FACe:
- Cataluña: eFACT
- País Vasco: Euskadi FE
- Andalucía: PUEF
- Otras plataformas locales
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica puede acarrear diversas sanciones:
1. Régimen sancionador tributario
Según la Ley General Tributaria, las infracciones relacionadas con la facturación pueden clasificarse como:
- Infracciones leves: Multas de 150€ a 250€ por factura incorrecta.
- Infracciones graves: Multas proporcionales de hasta el 2% del importe del conjunto de operaciones que hayan originado la infracción.
- Infracciones muy graves: Multas proporcionales de hasta el 3% del importe, con un mínimo de 600€.
2. Consecuencias prácticas
Además de las sanciones económicas, el incumplimiento puede tener otras consecuencias:
- Rechazo de facturas: Las administraciones públicas rechazarán las facturas no presentadas en formato electrónico.
- Retrasos en cobros: El rechazo de facturas implica retrasos en el ciclo de cobro.
- Mayor escrutinio fiscal: El incumplimiento puede aumentar la probabilidad de inspecciones tributarias.
- Impacto reputacional: Especialmente en relaciones con grandes empresas que exigen el cumplimiento de estos requisitos.
Casos especiales y excepciones
La normativa contempla algunas situaciones especiales que requieren consideración específica:
1. Facturas simplificadas
Las facturas simplificadas (antiguas "tickets") también pueden emitirse en formato electrónico, con requisitos adaptados:
- Aplicables a operaciones de hasta 3.000€ (IVA incluido).
- Contenido reducido respecto a las facturas completas.
- Deben cumplir igualmente los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad.
2. Facturas rectificativas
Las facturas rectificativas electrónicas deben:
- Incluir la identificación como factura rectificativa.
- Hacer referencia a la factura original.
- Especificar la causa de la rectificación.
- Cumplir con todos los requisitos técnicos de las facturas electrónicas normales.
3. Operaciones internacionales
Para operaciones con otros países:
- Dentro de la UE: Se aplica la Directiva 2014/55/UE para contratación pública y las normativas nacionales de cada país para B2B.
- Fuera de la UE: Se deben considerar las legislaciones específicas de cada país y los acuerdos comerciales existentes.
Tendencias y evolución futura
El marco normativo de la facturación electrónica sigue evolucionando:
1. Ampliación progresiva
La tendencia clara es hacia la universalización de la facturación electrónica:
- Extensión a todas las empresas y autónomos según la Ley 18/2022.
- Posible ampliación futura a todas las operaciones B2C.
- Reducción o eliminación de excepciones y umbrales mínimos.
2. Armonización europea
La Unión Europea trabaja en una mayor armonización:
- Implementación completa de la norma europea EN 16931.
- Posible creación de un sistema paneuropeo de intercambio de facturas.
- Refuerzo de la interoperabilidad entre sistemas nacionales.
3. Integración con otras tecnologías
La facturación electrónica se está integrando con otras tecnologías emergentes:
- Blockchain para garantizar integridad y trazabilidad.
- Inteligencia artificial para automatización y análisis de datos.
- IoT (Internet of Things) para facturación automatizada basada en uso real.
Conclusión
El marco legal de la facturación electrónica en España establece un conjunto de requisitos claros pero complejos que las empresas deben cumplir. La tendencia hacia la universalización de este sistema hace imprescindible que todas las organizaciones se preparen adecuadamente para esta transformación digital.
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